Webshop és ügyviteli rendszer összekötése
Az árak és a készlet az ügyviteli programból és a beszállító raktárából érkeznek, a rendelések automatikusan mennek vissza — és a rendszer akkor is józan marad, ha egy importfájl hibás.
A kiindulás
A megrendelő a fizikai boltban egy bevált ügyviteli programmal dolgozik: ott vannak az árak, ott készülnek a számlák. A webshop ettől függetlenül élt, az árakat és a készletet kézzel kellett átvezetni — ami ennyi terméknél lassú, és előbb-utóbb eltérést okoz a bolt és a webshop között.
Ezen felül a beszállító saját raktárából is lehetett rendelni, erről viszont a webshopban vásárló nem tudott: ami a boltban elfogyott, az az interneten is elfogyottnak látszott.
Amit a rendszer összeköt
A webshop, az ügyviteli program és a beszállítói raktár között automatikusan mozognak az adatok, ütemezett időközönként.
- Árak és akciók az ügyviteli rendszerből, importfájlon keresztül.
- Rendelések vissza az ügyviteli rendszerbe, ahol a bolt a megszokott módon számláz.
- Beszállítói raktárkészlet: a webshop a saját és a külső raktár együttes készletét mutatja, így a termék akkor is rendelhető, ha a boltban épp elfogyott.
- Vásárlói értesítések: aki feliratkozott, levelet és push-értesítést kap, ha a termék újra elérhető vagy olcsóbb lett.
Az import, ami nem hisz vakon a fájlnak
Az integrációk leggyakoribb hibája nem a kapcsolat, hanem a rossz adat. Egy elcsúszott oszlop, egy más formátumú ezres elválasztó, egy üres cella — és a webshop egyik pillanatról a másikra rossz árakat mutat, a vásárlók pedig téves értesítéseket kapnak. Ezért az import több védelmi réteggel dolgozik.
- Nulla vagy hiányzó árat soha nem ír be — az adott sort kihagyja.
- A magyar számformátumot (ezres elválasztó, tizedesvessző) helyesen értelmezi.
- Ha egy importban a termékek több mint 30%-ának esne az ára, az szinte biztosan fájlhiba, nem akció — ilyenkor nem megy ki tömeges árcsökkenés-értesítés a vásárlóknak. A 80%-nál nagyobb egyedi áreséseknél ugyanígy.
- A kihagyott sorokat és a gyanús eseteket rögzíti, így utólag visszakereshető, mi történt.
Részletek, amik a vásárlónál dőlnek el
A készlet-értesítés a teljes — saját és beszállítói — készlet alapján megy ki: aki egy elfogyott termékre iratkozott fel, akkor is kap levelet, ha a boltba még nem érkezett meg, de a beszállítótól már rendelhető.
Az árcsökkenés-értesítő csak akkor szól, ha az új ár a feliratkozáskori árnál is alacsonyabb. Így nem megy ki „most olcsóbb" levél olyan árra, ami drágább annál, amikor a vásárló feliratkozott.
A két csatorna egymástól független: ha egy levél valamiért nem megy ki, a push-értesítés attól még megérkezik.
Kinek lehet hasznos
Minden vállalkozásnak, ahol a bolt és a webshop két külön világban él, és valakinek naponta kézzel kell átvezetnie közöttük az adatokat.
Az ügyviteli rendszer típusa kevésbé számít: ahol van exportálható fájl, adatbázis-hozzáférés vagy API, ott a webshop összeköthető vele.
Technológia
Neked is kellene ilyen?
Írd le, milyen rendszerbe szánnád, és megmondom, mennyi munka átültetni a te környezetedre. Az első egyeztetés ingyenes.